Na této platformě jsme následně vybudovali MagnaCloud – řešení, ve kterém již více než dva roky aktivně spravujeme vlastní firemní administrativu. Systém jsme ladili v každodenním provozu, optimalizovali procesy a přizpůsobovali jej reálným situacím.
Interně dnes v systému spravujeme desítky aktivních projektů a stovky dokumentů měsíčně, které jsou dostupné odkudkoli – z kanceláře i z terénu. Díky systematickému řízení dokumentace a jasně nastaveným procesům jsme zaznamenali zkrácení času potřebného k vyhledání dokumentů a dříve uložených informací o 40 % a současně snížení interní e-mailové komunikace o 30 %.
Díky tomu není jen úložištěm dokumentů, ale skutečným nástrojem pro řízení firemní administrativy a procesů.
Velkou část práce realizujeme přímo u klientů v terénu, kde potřebujeme mít okamžitý přístup k aktuálním dokumentům, které se často upravují ad hoc – například smlouvy, technické podklady nebo projektovou dokumentaci. Díky MagnaCloudu máme všechny potřebné informace k dispozici odkudkoli, bez nutnosti vracet se do kanceláře. Dokumenty jsou vždy dostupné v aktuální verzi přes zabezpečené připojení.
Zároveň můžeme přímo z místa realizace aktualizovat fáze jednotlivých projektů, zaznamenávat průběh zakázky a odesílat požadavky nebo podněty do firmy přímo od zákazníka. Informace se tak neztrácí v e-mailech ani telefonátech a vedení firmy má okamžitý přehled o stavu zakázek.
Teprve po ověření v praxi jsme se rozhodli nabídnout MagnaCloud i dalším malým a středním firmám, které se potýkají s náročným, často složitým a roztříštěným řízením administrativy.
Když potřebujete rychle najít konkrétní dokument nebo zjistit, kdo ho upravoval, začíná pátrání. MagnaCloud zavádí jasný systém správy dokumentů a procesů – bez chaosu, bez složitého a nákladného IT a bez zbytečných investic.
MagnaCloud je postaven na platformě Nextcloud — jedné z nejrozšířenějších open-source cloudových platforem na světě. Nextcloud byl založen v roce 2016 a během let si vybudoval silnou pozici s více než 300 000 instalovanými servery a desítkami milionů uživatelů po celém světě. Jeho otevřená architektura a důraz na kontrolu dat z něj činí spolehlivý základ pro bezpečnou správu firemních dokumentů a procesů.
Jako systém pro správu dokumentů umožňuje firmám sjednotit dokumentaci, řídit přístupová práva a mít plnou kontrolu nad historií změn.
Pokud ve firmě běží několik projektů najednou a dokumentace je rozptýlená na různých místech, MagnaCloud umožňuje vše strukturovat podle projektů a mít pod kontrolou dokumenty, aktivity i odpovědné osoby u každé zakázky.
Cloud znamená, že váš firemní systém neběží na jednom počítači ve firmě, ale v profesionálním zabezpečeném datovém centru. Právě proto je dnes cloudová správa dokumentů nejefektivnějším způsobem, jak řídit firemní administrativu bezpečně a flexibilně.
K systému se připojujete přes internet – stejně jako k internetovému bankovnictví.
To znamená, že:
Stačí připojení k internetu.
MagnaCloud nabízíme ve dvou variantách:
Získejte přístup k plně funkčnímu testovacímu prostředí.
Obratem Vám zašleme přihlašovací údaje k DEMO verzi systému.
Objevujte, zkoušejte, vytvářejte, sdílejte, komunikujte ...
