Myšlenka služby MagnaCloud vznikla při řešení naší vlastní firemní administrativy. Jako IT firma jsme dlouhodobě pracovali s velkým množstvím dokumentů, konfigurací zařízení, licencí, přístupových údajů i servisní historie klientů.
Postupně jsme vyzkoušeli řadu nástrojů – od sdílených disků a cloudových úložišť přes různé CRM systémy až po vlastní evidence v tabulkách. Každý z nich řešil jen část problému. Informace tak byly rozdělené mezi více aplikací a jejich dohledávání bylo stále složitější.
Velkou komplikací bylo také sdílení dokumentů s kolegy nebo klienty. Často bylo nutné používat další služby třetích stran, šifrovací nástroje nebo různé způsoby přenosu souborů. Přístup k důležitým informacím z terénu byl zdlouhavý a u některých dat jsme museli složitě ověřovat, která verze je vlastně aktuální.
Postupem času jsme zjistili, že největším problémem není samotné ukládání dokumentů, ale roztříštěnost informací a kombinování mnoha různých nástrojů. Dokumentace, komunikace, přehled zakázek, konfigurace zařízení nebo servisní historie nebyly na jednom místě a jejich správa tak byla zbytečně komplikovaná.
Proto jsme začali hledat platformu, která by umožnila vytvořit jednotné prostředí pro správu dokumentů, sdílení informací a řízení firemní administrativy.
Až u platformy Nextcloud jsme našli stabilní technologický základ, který umožnil vybudovat systém přesně podle našich potřeb. Díky našemu IT zázemí jsme mohli platformu postupně rozšířit o další moduly a nástroje, které řeší nejen práci s dokumenty, ale i další oblasti firemní agendy.
Na tomto technologickém základu jsme postupně vybudovali MagnaCloud – systém, který dnes využíváme i pro správu vlastní firemní administrativy. Od začátku jsme jej ladili v každodenním provozu a přizpůsobovali reálným pracovním situacím.
Systém dnes používáme pro řízení projektů, správu dokumentů, sdílení informací v týmu i evidenci důležitých dat souvisejících s klientskými zakázkami. Díky tomu máme všechny podklady přehledně uspořádané a dostupné odkudkoliv – z kanceláře i z terénu.
Každodenní práce se systémem nám zároveň umožnila postupně optimalizovat firemní procesy. Informace, které byly dříve rozdělené mezi více nástrojů nebo uložené v e-mailech, jsou dnes součástí jednoho prostředí. Díky tomu je možné rychleji dohledat dokumenty, historii komunikace nebo související podklady k jednotlivým zakázkám.
MagnaCloud tak postupně vznikal jako praktický nástroj pro každodenní práci, který dnes pomáhá udržet přehled v dokumentech, projektech i firemní administrativě.
MagnaCloud je navržen jako flexibilní pracovní prostředí, které lze přizpůsobit konkrétním potřebám firmy. Systém je postaven na modulární architektuře, díky které lze jednotlivé funkce kombinovat podle způsobu práce konkrétního týmu.
Firmy tak mohou v jednom prostředí spravovat nejen dokumenty, ale i další oblasti každodenní administrativy a provozu.
Typicky jde například o:
Díky široké nabídce modulů lze systém dále rozšiřovat o další funkce podle potřeb firmy. MagnaCloud tak může sloužit například také jako prostředí pro řízení projektů, správu klientských dat, evidenci technologií nebo podporu servisních procesů.
Velkou výhodou je, že systém není uzavřený. Kromě existujících modulů je možné MagnaCloud rozšiřovat o další nástroje nebo funkce vyvinuté přímo na míru konkrétnímu provozu firmy.
Díky tomu si každá organizace může vytvořit prostředí, které odpovídá jejím pracovním procesům, místo aby musela své procesy přizpůsobovat omezením běžných cloudových služeb.
Běžné cloudové služby řeší především ukládání a sdílení souborů.
MagnaCloud jde výrazně dál a vytváří pracovní prostředí, ve kterém mohou firmy řídit velkou část své administrativy a spolupráce týmu.
Kromě správy ukládání a sdílení dokumentů umožňuje také:
MagnaCloud tak spojuje výhody cloudového úložiště, firemního intranetu a nástrojů pro spolupráci do jednoho přehledného systému.
Získejte přístup k plně funkčnímu testovacímu prostředí.
Obratem Vám zašleme přihlašovací údaje k DEMO verzi systému.
Objevujte, zkoušejte, vytvářejte, sdílejte, komunikujte ...
